Jak deponować?
Instrukcja deponowania
danych badawczych
Zakładanie konta i logowanie
Każda osoba posiadająca aktywne konto w Centralnym Systemie Uwierzytelniania Uniwersytetu Warszawskiego może deponować dane w repozytorium Dane Badawcze UW.
Korzystanie z repozytorium jest bezpłatne.
Aby założyć konto, na stronie głównej danebadawcze.uw.edu.pl należy wybrać opcję Zaloguj/Załóż konto, następnie w polu Twoja instytucja wybrać z listy Uniwersytet Warszawski i potwierdzić przyciskiem Zaloguj.
Uwaga: opcja Załóż konto jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które nie mają aktywnego konta CAS, na przykład osób spoza Uniwersytetu Warszawskiego zatrudnionych w projekcie prowadzonym przez UW lub osób, których afiliacja przy UW ustała (np. zmieniły miejsce pracy lub ukończyły studia doktorskie).
Po wybraniu opcji Zaloguj system przenosi do ekranu logowania. Należy wprowadzić identyfikator i hasło i potwierdzić przyciskiem Zaloguj.
W kolejnym kroku należy uzupełnić wymagane informacje oraz przeczytać i zaakceptować regulamin.
W razie wątpliwości można skorzystać z objaśnień – wystarczy najechać kursorem na symbol znaku zapytania obok wybranego pola.
Wprowadzone informacje należy zapisać za pomocą przycisku Utwórz konto.
Na podany adres e-mail zostanie przesłany link pozwalający zweryfikować konto, a tym samym zakończyć proces rejestracji.
Każde kolejne logowanie będzie możliwe poprzez wybranie przycisku Zaloguj/Załóż konto na stronie głównej repozytorium, następnie przycisku Zaloguj pod nazwą instytucji i wprowadzeniu wymaganych informacji w systemie CAS.
Deponowanie zbioru danych
Aby przejść do deponowania zbioru danych, należy wybrać przycisk Dodaj zbiór danych na stronie głównej.
Następnie należy wybrać kolekcję główną o nazwie Dane Badawcze UW lub kolekcję wydziału, do której trafią dane.
Po wybraniu odpowiedniej kolekcji i zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj zbiór danych do wybranej kolekcji nastąpi przekierowanie do strony z formularzem metadanych.
Wprowadzanie metadanych
Należy wprowadzić informacje dotyczące danych do odpowiednich pól w formularzu metadanych. Pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką, warto jednak wypełnić jak największą liczbę pól nieobowiązkowych. Dzięki temu dane będą łatwiejsze do odnalezienia i interpretacji.
Z objaśnieniami poszczególnych pól można zapoznać się po najechaniu kursorem na symbol znaku zapytania.
Edycja metadanych wprowadzonych na tym etapie będzie jeszcze możliwa w kolejnych krokach procesu deponowania.
Przesyłanie plików i wybór licencji
Odpowiednio przygotowane pliki z danymi należy wybrać ze swojego urządzenia i przesłać, korzystając z przycisku Wybierz pliki do dodania, lub przeciągnąć i upuścić we wskazanym obszarze strony.
Limit wielkości pojedynczego pliku to 5 GB.
Limit wielkości sumy przesyłanych jednocześnie plików wynosi 20 GB.
Nie ma technicznego limitu wielkości całego zbioru, ale nie jest zalecane deponowanie danych większych niż 2 TB.
Zalecane formaty plików: otwórz w nowej karcie.
Każdy przesłany plik należy oznaczyć licencją, wybierając odpowiednią opcję z listy (domyślnie jest to licencja CC0).
Można również edytować nazwę każdego pliku i dodać krótki opis.
Repozytorium pozwala też na łatwą zmianę licencji większej liczby plików.
W tym celu należy zaznaczyć pliki, których licencje mają zostać zmienione, kliknąć przycisk Edytuj i z menu rozwijanego wybrać pozycję Licencja.
Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wskazać docelową licencję, a następnie zatwierdzić wybór.
Zapisywanie wersji roboczej zbioru danych i uzyskiwanie identyfikatora DOI
Po dodaniu plików i uzupełnieniu formularza metadanych należy zapisać zbiór danych, korzystając z przycisku u dołu ekranu.
Zbiór danych zostanie zapisany jako wersja robocza, co znaczy, że na tym etapie można jeszcze edytować metadane i pliki.
Zarazem zapisanie zbioru nie oznacza jego publikacji – wersja robocza nie jest widoczna dla innych użytkowników i przed opublikowaniem musi zostać przesłana do weryfikacji.
Wersję roboczą można również usunąć.
Na tym etapie widoczny jest automatycznie zarezerwowany dla zbioru danych identyfikator DOI. Nie jest on jeszcze aktywny – jego aktywacja nastąpi w momencie opublikowania zbioru przez administratora kolekcji.
Edycja wersji roboczej zbioru danych
Na stronie wersji roboczej zbioru dostępny jest przycisk Edytuj, który umożliwia m.in.:
- – dodanie kolejnych plików do zbioru → Pliki (przesyłanie),
- – edycję formularza metadanych → Metadane,
- – nałożenie embarga na pliki → Embargo; funkcjonalność pozwalająca ograniczyć widoczność przesłanych plików na określony czas po opublikowaniu zbioru – maksymalnie 36 miesięcy; wcześniejsze zdjęcie embarga jest możliwe, ale nie jest możliwe jego przywrócenie ani przedłużenie,
- – wygenerowanie prywatnego linku dla nieopublikowanego zbioru → Prywatny adres URL, który autor zbioru może przesłać innym osobom, umożliwiając im dostęp do nieopublikowanego zbioru danych; adres można dezaktywować w dowolnym momencie.
Można również wybrać opcję Usuń zbiór danych i trwale usunąć zapisaną wersję roboczą.
Operacja ta jest ostateczna – usuniętej wersji roboczej nie można przywrócić.
Po opublikowaniu zbioru ta opcja nie będzie dostępna.
Raz opublikowany zbiór nie może zostać usunięty.
Przekazanie zbioru danych do weryfikacji
Po zakończeniu pracy nad zbiorem należy przesłać go do weryfikacji za pomocą przycisku Przekaż do weryfikacji.
Zbiór danych trafi do administratorów repozytorium, którzy ocenią poprawność metadanych oraz danych, a następnie opublikują zbiór albo zwrócą go do poprawy.
Autor zbioru otrzyma odpowiednie powiadomienie wraz z komentarzem administratora na instytucjonalny, powiązany z kontem CAS adres e-mail.
Jeżeli konieczne będą uzupełnienia, należy poddać zbiór edycji i ponownie przesłać go do weryfikacji.
Jeżeli zbiór nie będzie wymagał poprawek, zostanie opublikowany.
Modyfikowanie opublikowanego zbioru danych
Opublikowany zbiór danych nie może zostać usunięty.
Możliwe jest jednak zmodyfikowanie istniejącego zbioru poprzez utworzenie jego nowej wersji.
Należy wprowadzić zmiany, a następnie przesłać zbiór do ponownej weryfikacji.
Zbiór po zmianach zostanie opublikowany jako kolejna wersja istniejącego już zasobu.
Wszystkie wcześniejsze wersje pozostają dostępne dla użytkowników – można je przeglądać w zakładce Wersje na stronie zbioru.
Identyfikator DOI pozostaje taki sam dla wszystkich wersji zbioru. Zawsze prowadzi do wersji najnowszej.
WYTYCZNE DLA DEPONUJĄCYCH
Wytyczne przedstawione na tej stronie mają na celu ujednolicenie zasad deponowania danych w repozytorium oraz usprawnienie tego procesu. Ich stosowanie ułatwi przygotowanie i przekazywanie danych, a także przyspieszy ich weryfikację przez administratorów.
Wprowadzone standardy pozwalają na zachowanie spójności gromadzonych zasobów oraz przyspieszają procedurę ich sprawdzania i publikacji. Mając jednak na uwadze specyfikę oraz dużą różnorodność danych, w wypadkach, w których zapisy niniejszych wytycznych nie dają się zastosować do konkretnego zbioru lub budzą wątpliwości, prosimy o bezpośredni kontakt z weryfikującymi w celu indywidualnego wypracowania odpowiedniego rozwiązania.
Dane badawcze to różnego rodzaju materiały potrzebne do uzyskania wyników badań naukowych i ich oceny, na przykład:
– wyniki pomiarów
– notatki z obserwacji, wyniki kwerend
– komentarze do analizowanych tekstów, streszczenia, wypisy
– bazy motywów literackich, wykresy, mapy, analizy cyfrowe
– kwestionariusze, wyniki ankiet
– nagrania audio i wideo, grafiki
– modele matematyczne
– oprogramowanie
– opisy metodologiczne…
Publikacje, np. artykuły naukowe, powinny trafiać do repozytorium publikacji: repozytorium.uw.edu.pl.
Dane badawcze są udostępniane w repozytorium wraz z metadanymi. Oba te elementy stanowią podstawowe składowe zbioru danych badawczych. Metadane to ustrukturyzowane informacje o zbiorze danych. Umożliwiają odnalezienie danych i ułatwiają ich ponowne wykorzystanie.
Tytuł zbioru danych
– Tytuł powinien w skrótowy i jasny sposób identyfikować zawartość zbioru, wskazywać wprost na treść deponowanych danych, nie zawierać informacji nadmiarowych, np. imion i nazwisk autorów czy źródła finansowania.
– Nie jest rekomendowane stosowanie frazy research data for… czy zbiór danych dotyczących… w tytule zbioru danych.
– Tytuł opublikowanego artykułu naukowego nie jest najlepszym tytułem dla zbioru danych – dane mogą bowiem posłużyć do przygotowania kolejnych publikacji.
– Wielką literą powinno być zapisane tylko pierwsze słowo tytułu (oraz ewentualne nazwy własne). Dotyczy to również tytułów w języku angielskim.
– Język tytułu powinien być zgodny z językiem pozostałych metadanych. Jeżeli metadane tworzone są w więcej niż jednym języku, powinno się to odbywać konsekwentnie.
Autor
– Grupa pól metadanych dotyczących autora jest uzupełniana automatycznie informacjami podanymi w profilu zalogowanego użytkownika.
– Jeżeli autorem jest osoba, to format informacji w polu nazwisko i imię autora powinien być następujący: nazwisko [przecinek] imię.
– Najczęściej wskazywanym systemem identyfikacji jest ORCID. Właściwy format identyfikatora ORCID to XXXX-XXXX-XXXX-XXXX.
– Informacja w polu afiliacja powinna zostać podana w tym samym języku, co pozostałe metadane.
– Pole ROR instytucji afiliującej to pole podpowiadające – po wprowadzeniu fragmentu nazwy instytucji należy wybrać z listy odpowiednią nazwę. Jeżeli podano afiliację, należy podać także identyfikator ROR, jeśli dana instytucja taki identyfikator posiada.
Opis zbioru danych
– W tym polu powinny znaleźć się przede wszystkim informacje o deponowanych plikach lub zestawach plików z danymi: ich zawartości, rodzaju, strukturze, sposobie wewnętrznej organizacji (szczególnie jeśli dołączono archiwa ZIP). Należy podać informacje o oprogramowaniu użytym do wytworzenia danych, opisać kontekst projektu, a także podać wszelkie informacje, które mogą okazać się przydatne dla potencjalnego użytkownika, np. objaśnienia zastosowanych skrótów.
– Dobrą praktyką jest utworzenie i dołączenie do zbioru pliku readme, zawierającego szczegółowy opis danych. Jego przygotowanie może ułatwić szablon pliku readme. Należy zapisać plik w jak najprostszym formacie, np. TXT. W opisie zbioru można zasygnalizować obecność pliku readme wśród zdeponowanych materiałów, np. dopiskiem Dodatkowe objaśnienia znajdują się w pliku readme.txt / For detailed description please consult readme.txt file.
– Informacje dotyczące powiązanej publikacji lub grantu mogą znaleźć się w polu opis tylko w charakterze uzupełnienia. Powinny zostać umieszczone przede wszystkim w odpowiednich polach metadanych (powiązana publikacja, informacje o grancie).
Słowa kluczowe
– Opisywanie zbiorów za pomocą słów kluczowych ułatwia wyszukiwanie efektów badań.
– Słowa kluczowe powinny być spójne językowo z resztą metadanych.
– Względem poszczególnych słów kluczowych można zastosować słownictwo kontrolowane zgodne z dziedziną badań, np. słownik terminów medycznych, terminologia NATO. Słowniki i bazy można przeszukiwać np. tutaj.
– Każde słowo kluczowe powinno znaleźć się w oddzielnym polu. Słowa wprowadzone do jednego pola należy rozdzielić (można skorzystać z separatorów automatycznie rozdzielających elementy między przecinkami lub średnikami).
Powiązana publikacja / powiązany zbiór danych
– Należy wprowadzać tylko publikacje / zbiory danych, które już się ukazały / zostały opublikowane. Wszystkie podpola powinny zostać uzupełnione.
– Pole cytowanie powinno zawierać następujące informacje: dla publikacji – autor/autorzy, rok, tytuł, wydawnictwo/czasopismo, numer/tom czasopisma, numery stron, identyfikator DOI (lub inny), najlepiej w postaci adresu URL. Informacje należy podać zgodnie z preferowanym standardem cytowania;
dla zbioru danych – autor/autorzy, rok publikacji, tytuł, identyfikator, nazwa repozytorium, numer wersji.
– Rodzaj powiązania powinien być przemyślany i dobrze oddawać relację między zbiorem a publikacją.
– Jeżeli wskazano DOI jako typ identyfikatora publikacji/zbioru, należy podać je w zwykłej postaci, a nie w formie adresu URL (np. 10.123456/XYZ123 zamiast https://doi.org/10.123456/01XYZ123).
– Jeśli to możliwe, adres URL publikacji/zbioru powinien bazować na trwałym identyfikatorze DOI: dobrze – https://doi.org/10.123456/01XYZ123; źle – https://strona.wydawcy.pl/tytul-artykulu.
Informacje o grancie
– Pola instytucja finansująca, skrócona nazwa instytucji, ROR instytucji finansującej i program grantowy są polami podpowiadającymi. Należy korzystać z sugerowanych informacji i nie dodawać do nich zbędnych elementów, np. numeru konkursu grantowego: dobrze – OPUS; źle – OPUS 16.
– Należy zadbać o właściwy język metadanych w tych polach – powinien być spójny z pozostałymi metadanymi.
Błędy językowe
Należy zwracać uwagę na poprawną interpunkcję, eliminować literówki i drobne błędy językowe. Przykłady często popełnianych błędów tego rodzaju: kropka na końcu tytułu zbioru; brak kropki na końcu opisu; niejednolity zapis słów kluczowych; wielkie litery w tytule zbioru; pomyłki pisarskie.
Nazwy plików
Powinny składać się jedynie ze znaków a–Z, 0–9, _ i nie zawierać spacji, polskich znaków ani innych znaków specjalnych. Dotyczy to również plików znajdujących się wewnątrz archiwów ZIP.
Plik readme
Element dokumentacji zbioru; powinien znajdować się na szczycie listy plików. Właściwe kodowanie pliku to UTF-8, a właściwy format – TXT. Można skorzystać z szablonu dostępnego na stronie: https://data.research.cornell.edu/data-management/sharing/readme/ lub narzędzia https://rdm.mcmaster.ca/readme.
Wersjonowanie
Jeżeli wprowadzono drobne zmiany w metadanych opublikowanego zbioru, osoba weryfikująca opublikuje jego tzw. małą wersję – np. v. 1.1, 1.2. Jeżeli wprowadzono większe zmiany, szczególnie zmiany w plikach, opublikowana zostanie wersja duża – v. 2, v. 3. Bardzo duże zmiany w zbiorze danych powinny być publikowane jako nowy zbiór danych, a nie jako nowa wersja istniejącego zbioru.
Licencje
Należy zwrócić uwagę na konsekwentne stosowanie licencji, np. porównać informacje zawarte w pliku readme czy opisie zbioru z informacjami wskazanymi dla poszczególnych plików. Licencja zalecane dla plików z danymi to CC0 lub CC BY.
Zalecane formaty plików i opracowanie danych tabelarycznych
Odpowiednie przygotowanie plików jest kluczowe dla umożliwienia poprawnej analizy danych tabelarycznych. Informacje na temat zalecanych formatów oraz właściwego opracowania danych tabelarycznych można znaleźć w dokumencie Zalecane formaty plików.
Data ostatniej aktualizacji: czerwiec 2026