Jak deponować?

Każda osoba posiadająca aktywne konto w Centralnym Systemie Uwierzytelniania Uniwersytetu Warszawskiego może deponować dane w repozytorium Dane Badawcze UW.

Korzystanie z repozytorium jest bezpłatne. 

Aby założyć konto, na stronie głównej danebadawcze.uw.edu.pl należy wybrać opcję Zaloguj/Załóż konto, następnie w polu Twoja instytucja wybrać z listy Uniwersytet Warszawski i potwierdzić przyciskiem Zaloguj. 

Uwaga: opcja Załóż konto jest przeznaczona wyłącznie dla osób, które nie mają aktywnego konta CAS, na przykład osób spoza Uniwersytetu Warszawskiego zatrudnionych w projekcie prowadzonym przez UW lub osób, których afiliacja przy UW ustała (np. zmieniły miejsce pracy lub ukończyły studia doktorskie). 

Po wybraniu opcji Zaloguj system przenosi do ekranu logowania. Należy wprowadzić identyfikator i hasło i potwierdzić przyciskiem Zaloguj. 

W kolejnym kroku należy uzupełnić wymagane informacje oraz przeczytać i zaakceptować regulamin.

W razie wątpliwości można skorzystać z objaśnień – wystarczy najechać kursorem na symbol znaku zapytania obok wybranego pola.

Wprowadzone informacje należy zapisać za pomocą przycisku Utwórz konto.

Na podany adres e-mail zostanie przesłany link pozwalający zweryfikować konto, a tym samym zakończyć proces rejestracji.

Każde kolejne logowanie będzie możliwe poprzez wybranie przycisku Zaloguj/Załóż konto na stronie głównej repozytorium, następnie przycisku Zaloguj pod nazwą instytucji i wprowadzeniu wymaganych informacji w systemie CAS. 

Aby przejść do deponowania zbioru danych, należy wybrać przycisk Dodaj zbiór danych na stronie głównej.

Następnie należy wybrać kolekcję główną o nazwie Dane Badawcze UW lub kolekcję wydziału, do której trafią dane.

Po wybraniu odpowiedniej kolekcji i zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj zbiór danych do wybranej kolekcji nastąpi przekierowanie do strony z formularzem metadanych.

Należy wprowadzić informacje dotyczące danych do odpowiednich pól w formularzu metadanych. Pola obowiązkowe są oznaczone gwiazdką, warto jednak wypełnić jak największą liczbę pól nieobowiązkowych. Dzięki temu dane będą łatwiejsze do odnalezienia i interpretacji.

Z objaśnieniami poszczególnych pól można zapoznać się po najechaniu kursorem na symbol znaku zapytania. 

Edycja metadanych wprowadzonych na tym etapie będzie jeszcze możliwa w kolejnych krokach procesu deponowania. 

Odpowiednio przygotowane pliki z danymi należy wybrać ze swojego urządzenia i przesłać, korzystając z przycisku Wybierz pliki do dodania, lub przeciągnąć i upuścić we wskazanym obszarze strony. 

Limit wielkości pojedynczego pliku to 5 GB.

Limit wielkości sumy przesyłanych jednocześnie plików wynosi 20 GB.

Nie ma technicznego limitu wielkości całego zbioru, ale nie jest zalecane deponowanie danych większych niż 2 TB. 

Zalecane formaty plików: otwórz w nowej karcie.

Każdy przesłany plik należy oznaczyć licencją, wybierając odpowiednią opcję z listy (domyślnie jest to licencja CC0). 

Można również edytować nazwę każdego pliku i dodać krótki opis.

Repozytorium pozwala też na łatwą zmianę licencji większej liczby plików.

W tym celu należy zaznaczyć pliki, których licencje mają zostać zmienione, kliknąć przycisk Edytuj i z menu rozwijanego wybrać pozycję Licencja.

Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wskazać docelową licencję, a następnie zatwierdzić wybór.

Po dodaniu plików i uzupełnieniu formularza metadanych należy zapisać zbiór danych, korzystając z przycisku u dołu ekranu. 

Zbiór danych zostanie zapisany jako wersja robocza, co znaczy, że na tym etapie można jeszcze edytować metadane i pliki.

Zarazem zapisanie zbioru nie oznacza jego publikacji – wersja robocza nie jest widoczna dla innych użytkowników i przed opublikowaniem musi zostać przesłana do weryfikacji.

Wersję roboczą można również usunąć.

Na tym etapie widoczny jest automatycznie zarezerwowany dla zbioru danych identyfikator DOI. Nie jest on jeszcze aktywny – jego aktywacja nastąpi w momencie opublikowania zbioru przez administratora kolekcji.

Na stronie wersji roboczej zbioru dostępny jest przycisk Edytuj, który umożliwia m.in.: 

• – dodanie kolejnych plików do zbioru → Pliki (przesyłanie),
• – edycję formularza metadanych → Metadane, 
• – nałożenie embarga na pliki → Embargo; funkcjonalność pozwalająca ograniczyć widoczność przesłanych plików na określony czas po opublikowaniu zbioru – maksymalnie 36 miesięcy; wcześniejsze zdjęcie embarga jest możliwe, ale nie jest możliwe jego przywrócenie ani przedłużenie, 
• – wygenerowanie prywatnego linku dla nieopublikowanego zbioru → Prywatny adres URL, który autor zbioru może przesłać innym osobom, umożliwiając im dostęp do nieopublikowanego zbioru danych; adres można dezaktywować w dowolnym momencie.

Można również wybrać opcję Usuń zbiór danych i trwale usunąć zapisaną wersję roboczą.

Operacja ta jest ostateczna – usuniętej wersji roboczej nie można przywrócić.

Po opublikowaniu zbioru ta opcja nie będzie dostępna.

Raz opublikowany zbiór nie może zostać usunięty. 

Po zakończeniu pracy nad zbiorem należy przesłać go do weryfikacji za pomocą przycisku Przekaż do weryfikacji.

Zbiór danych trafi do administratorów repozytorium, którzy ocenią poprawność metadanych oraz danych, a następnie opublikują zbiór albo zwrócą go do poprawy.

Autor zbioru otrzyma odpowiednie powiadomienie wraz z komentarzem administratora na instytucjonalny, powiązany z kontem CAS adres e-mail. 

Jeżeli konieczne będą uzupełnienia, należy poddać zbiór edycji i ponownie przesłać go do weryfikacji.     

Jeżeli zbiór nie będzie wymagał poprawek, zostanie opublikowany. 

Opublikowany zbiór danych nie może zostać usunięty.

Możliwe jest jednak zmodyfikowanie istniejącego zbioru poprzez utworzenie jego nowej wersji. 

Należy wprowadzić zmiany, a następnie przesłać zbiór do ponownej weryfikacji. 

Zbiór po zmianach zostanie opublikowany jako kolejna wersja istniejącego już zasobu. 

Wszystkie wcześniejsze wersje pozostają dostępne dla użytkowników – można je przeglądać w zakładce Wersje na stronie zbioru. 

Identyfikator DOI pozostaje taki sam dla wszystkich wersji zbioru. Zawsze prowadzi do wersji najnowszej.